Управление коммуникациями
Среди трёх граней талантов руководителя проектов (Ways of Working, Power Skills, Business Acumen) сегодня поговорим о Power Skills. Он же Soft Skill - про то, как слышать, слушать и быть услышанным.
Согласно статистике, на коммуникации у ПМ уходит порядка 90% рабочего времени. Получается такой вот интегратор-болтун, который обеспечивает, что нужная информация доходит до заинтересованных ли вовремя, информация понятная и не теряется по дороге. Стоит отметить, что в проектной деятельности управлять коммуникации кроме руководителю и некому.
В случае наличия блокеров коммуникаций в проекте неизбежны задержки. А в особых запущенных случаях блокеры коммуникаций ведут к провалу проекта.
Процессы управления коммуникациями
Управление коммуникациями состоит из следующих процессов:
- Планирование управления коммуникациями. Осуществляется в два этапа:
- Управление коммуникациями - управления каналами коммуникаций.
- Мониторинг коммуникаций - проверяем исполнение плана коммуникаций.
Область знаний относится к "другим" планам управления проекта и не включается в проектный треугольник/семиугольник. Суть области знаний - убедиться, что все заинтересованные лица вовремя получают всю необходимую информацию.
Виды коммуникаций
Различаются следующие виды коммуникаций:
Отчёты
Любые отчёты в проекте - это способ коммуникации. Отчет должен быть полным, четким и кратким (по возможности).
Выделяют следующие виды отчетов:
- Отчет о статусе
- Отчет о прогрессе
- Отчет о тенденциях (есть ли улучшения или ухудшения со временем)
- Отчет о прогнозах (единственный вид отчёта про будущее)
- Отчет о расхождениях
- Отчёт о выполненном объеме (относится к EVM, Earned Value Management).
Каналы коммуникаций
Если коммуникация происходит между двумя людьми, то получаем один канал коммуникации. Если между тремя, то два канала, а между четырьмя - 6.
Основной вывод: если в проекте все общаются с всеми, то получаем большое количество каналов коммуникации, а это будет являться блокером коммуникаций. Поэтому, важно иметь и следовать установленному плану коммуникаций.
Шум, канцелярит и жаргонизм
Шум в коммуникациях - это всё то, что мешае коммуникациям. В т.ч. физический шум соседа с перфоратором при удаленной работе.
Канцелярит и жаргонизм - могут быть блокером коммуникаций, особенно при общении с внешними заинтересованными сторонами или новичками команды.
Техники коммуникаций
- Активное слушание (т.е. дать понять, что слушателю интересно и т.п.)
- Обратная связь (например, пересказать рассказчику, что вы услышали и поняли)
- Оптимальные средства связи (актуально для виртуальных команд, т.к. без хорошего инструмента коммуникации невозможны)
- Язык и речь (полный, точный, краткий без жаргонизма и канцелярита)
- Фасилитация встреч (для групповых встреч, где много коммуникаций)
- Невербальная коммуникация (мимика, жесты, поза и тп)
Итого
После инициации проекта хороший ПМ накидает первоначальный план коммуникаций и представит его команды. Из такого плана должно быть понятно, кто с кем и как должен общаться.
После формирования команды (этап Forming) первоначальный план надо превратить в базовый план управления коммуникациями:
- Определить кто с кем взаимодействует.
- Определить какие отчёты необходимо предоставлять, кому и когда.
- Донести этот план команде!
В процессе реализации проекта - следить, что команда следует плану коммуникациям, своевременно выявлять блокеры и устранять их.
Если же этого не сделать, то такой ПМ резко увеличивает шанс задержек или даже провала проекта.