Управление интеграцией проекта
В процессе повышения квалификации студенты часто спрашивают наставника о ежедневных операциях руководителя проектов? Эти вопросы для меня стали мотивацией освежить, что же делает PM, когда проект уже в ходу.
Итак, где мы находимся? Все планы созданы и утверждены, команда заряжена на реализацию проекта. Настало время соединять потенциал людей с планами -> интеграция.
Интеграция - это соединения всех планов проекта в согласованную деятельность. Известно, что руководитель проектов - это своего рода интегратор, который силой своей гравитации притягивает всех аспекты проекта в одно целое.
Процессы интеграции
Область знаний управления интеграцией включает в себя следующие процессы и скорее всего является больше философской, чем практической:
- Инициация проекта: разработать Устав проекта
- Планирование: разработать план управления проектом (ПУП)
- Исполнение проекта:
- Контроль проекта:
- Закрытие: закрытие проекта или фазы.
Разработка Устава проекта
Устав проекта - это документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально авторизует существование проекта и наделяет руководителя проекта полномочиями использовать ресурсы организации в целях операций проекта.
Конечно же, такой документ пишется в самом начале. Это наши правила игры, по которым будет осуществляться оценка результатов проекта и руководителя проектов в целом.
Разработка плана управления проектом
План управления проектом - это совокупность всех планов проекта. Разработка такого плана - это приведение планов проекта в соответствие друг другу, устранение противоречий.
Перед разработкой такого плана осуществляются следующие шаги:
- Утверждение базовых планов
- Создание плана управления изменениями - отвечает на вопрос, что делать, если на проект приходит новый запрос на изменение.
- Создание плана управления конфигурацией - в случае, если запрос на изменение принят в работ, то данный план объясняет как изменить планы проекта и всех об этом уведомить.
В результате разработки такого плана должно быть понятно чем же управляет руководитель проекта. ПУП включает в себя:
- Жизненный цикл проекта (описание типа и подхода)
- Все базовые планы (Содержание, Расписание, Стоимость)
- Другие планы управления областями знаний (Качество, Риски, Закупки, Заинтересованные лица. Коммуникации, Ресурсы и др).
- План управления изменениями
- План управления конфигурацией
Направлять и управлять работами проекта
Данный процесс относится к области знаний выполнения проекта. Руководитель проекта организует ежедневные операции команды проекта -> дает импульсы команде, вдохновляет команду сделать работу (Performing).
Выходами данного проекта является:
- Поставки проекта.
- Данные об исполнении.
- Актуализация журнала проблем (Issue Log)
- Запросы на изменения (corrective action, prevention action, defect repair, updates и тп).
Управление знаниями проекта
Ключевой процесс, который ориентирован на настоящее и будущее. Руководитель проекта должен создавать и актуализировать базу знаний по проекту - это главный источник информации для команды.
Хорошей практикой является установка правила для команды: не смотрел Базу Знаний - не спрашивай!
Мониторинг и контроль работ проекта
Данный процесс включает в себя анализ текущего состояния проекта и создания всевозможных отчетов. Да, это именно то, что ПМ делает на ежедневной основе.
Выходами данного процесса являются:
- Отчет об исполнении.
- Обновление планов и документов проекта
- Создание запросов на изменения в результате осознанной реакции (т.е. реактивной, а не проактивной).
Интегрированный контроль изменений
Данный процесс необходимо для обработки новых запросов на изменения. Алгоритм обработки следующий:
- Не противоречит ли Уставу? Если противоречит, то запрос отклоняется.
- Осуществляется анализ влияния на планы. Если применимо, то принимается в работу. Если влияет на планы, то в дело вступает совет по контролю изменений (Change Control Board - группа лиц в проекте, которая рассматривает запросы и принимает решение о включении или отклонении запроса.
В результате - запрос на изменение либо принимается, либо отклоняется, а о решении сообщается заинтересованным сторонам/лицам.
Закрытие проекта или фазы
Каждый проекта должен обязательно завершаться:
- Передаются конечные результаты. Подписываются акты приемо-передачи.
- Формируется финальные отчет (анализ и оценка успешности.
- Высвобождается команда.
- Финализируются усвоенные уроки.
Финал
Следуя шагам выше каждый ПМ повышает вероятность успешного завершения проекта. Отсутствие процессов интеграции порождает хаос - а это губительно плохо. Наша задача - побороть хаос и неопределенность. Сделать это возможно с помощью управления интеграцией :)