Управление заинтересованными сторонами

См. https://ru.wikipedia.org/wiki/Теория_стейкхолдеров

Привет, коллеги! В сегодняшнем посте хочу поднять важную, но часто игнорируемую тему в проектной деятельности, как управление заинтересованными сторонами.

По традиции, начнем с определения заинтересованных сторон - это все те, на чьи интересы влияет проект, т.е. его конечные результаты, процессы инициализации и планирования. Заинтересованные стороны - это наши основные источники требований, и это именно те, кто будет оценивать конечные результаты.

Почему заинтересованные стороны, а не лица? А потому, что это не всегда лица. Например, конкуренты проекта или правительства не имеют конкретного лица, к которому можно обратиться.

Важно напомнить, что самые важные заинтересованные стороны указываются в Уставе проекта.

Главная задача

Главная задача управления заинтересованными сторонами - это идентифицировать и адекватно вовлечь их в проект.

Идентификация ЗС осуществляется в процессе инициации или запуска проекта. Еще до момента создания устава начинает формироваться соответствующий реестр.

Т.к. процесс управления реестром заинтересованных сторон является гибким планом проекта, то это означает, что на протяжении всей реализации проекта руководитель и команда будут обращаться к этому реестру и осуществлять различные манипуляции с ним.

Область знаний

Прежде чем приступим к описанию процессов, сформулируем вопросы к области знаний управления ЗС:

• Где искать заинтересованные стороны?
• Как фиксировать выявленные ЗС?
• Что делать весь проект с ЗС?

В PMBoK управление заинтересованными лицами определена в своей отдельной области знаний. Эта область знаний включает в себя следующие процессы:

• Идентификация заинтересованных сторон - относится к группе процессов инициации проекта.
• Планирование управление заинтересованными сторонами - относится к группе процессов планирования.
• Управление вовлечением заинтересованных сторон - относится к группе процессов выполнения.
• Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон - относится к группе процессов мониторинга и управления.

Любопытной особенностью области знаний управления ЗС является то, что процесс идентификации относится к инициации проекта. К инициации проекта еще относится только процессы интеграции проекта, см. https://blog.s-sidorov.ru/WFPxXYin3Rj

Идентификация заинтересованных сторон

Для идентификации заинтересованных сторон применяется "здравый смысл" (как, собственно, и везде). Где их можно поискать?

• Применить анализ документов: возможно для проекта есть контракт или бизнес кейс?
• Задаться вопросами:
• Кто просил о запуске проекта?
• Кто будет использовать результаты проекта?
• Кто изменит свою работу в результате реализации проекта?
• Кто принимает решения относительно проекта?
• Кто может выделять / забирать ресурсы проекта?
• Кто влияет на тех, кто влияет на проект?

Минимально в реестре заинтересованных лиц должны быть Спонсор, Руководитель проекта и Команда проекта. Последнюю в реестре не указывают, но подразумевают.

Реестр заинтересованных сторон

Идентифицированные заинтересованные стороны фиксируются в реестре. Реестр ЗС - это центральный артефакт области знаний, и он состоит из следующих столбцов таблицы:

• ФИО или семантическая роль. Если есть, то указываются должность, отдел и/или департамент;
• Опционально: непосредственный начальник;
• Контактная информация и предпочитаемый вид связи;
• Если для обращения к ЗС требуются выполнить некоторые ритуалы, то их также необходимо зафиксировать;
• Главные ожидания и главные требования;
• Влияние на проект:
• Отношение к проекту;
• Интерес к проекту;

Дополнительно можно указать роль в проекте. При этом, значения ролей могут быть своими, например, "обеспокоенный лоббист".

Реестр заинтересованных сторон должна видеть вся команда проекта. Команда проекта в реестр и начальники отделов в реестр либо не включатся, либо не оценивается влияние, отношение, интерес к проекту.

Техники идентификации заинтересованных сторон

Основные техники идентификации - стандартные:

• Экспертные оценки;
• Мозговой штурм;
• Письменный мозговой штурм - группе раздается листок, где каждый указывает 2-3 свои идеи, кто является ЗС. Далее листки передаются по кругу, куда каждый вписывает новую идею, но без повторений. И так до тех пор, пока листки не завершат круг. Осуществляется молча;
• Анализ документов;
• Опросники и анкеты;

Влияние, отношение и интерес заинтересованных сторон

В процессе идентификации заинтересованных сторон необходимо определить следующие свойства:

• Влияние - то, насколько сильно ЗС может повлиять на проект.
• Отношение - является ли ЗС другом, врагом, нейтроном или т.п.
• Интерес - насколько ЗС следит за проектом.

Стремимся к тому, чтобы "враги" были в неведении, а "лоббисты" - наоборот.

Планирование вовлечения заинтересованных сторон

Перед планирование вовлечения ЗС требуется определить тактики вовлечения. Для этого используются матрицы Влияния-Интерес, куб Влияние-Интерес-Власть, модель особенностей и т.д.

Матрица Влияние-Интерес

Рассмотрим пример матрицы Влияния-Интереса. Чтобы создать матрицу, нужно построить график, где:

• ось Y — влияние;
• ось X — интерес.

Шкалы осей не обязательно должны быть цифровыми. Достаточно определить низкие и высокие показатели для дальнейшей классификации.

Полученная матрица имеет 4 квадранта, для каждого из которых определены тактика работы с заинтересованными сторонами:

• Закрыть потребности / Keep satisfied - поддерживать уровень удовлетворенности:
• Следить, что требования удовлетворено достаточно;
• Противников не злить, а сторонников - переводить в другой квадрант.
• Активно вовлекать / Manage closely - уделять максимальное время, привлекать к планированию, демо и т.п.
• Оказывать внимание / Keep Informed - информировать о работах проекта:
• Делать рассылку писем со статусом;
• Создать ящик, куда можно направлять пожелания.
• Наблюдать / Monitor - следить, что ничего не изменилось со временем.

Куб заинтересованных сторон

Куб - это расширение матрицы ЗС с еще одной шкалой. При этом, тактика работы может быть представлена в виде вычисляемого результата.

Модель особенностей заинтересованных сторон

Для каждого типа идентифицированной заинтересованной стороны определяется тактика работы с ней.

Типы влияния заинтересованных сторон

Влияние на работы проекта делятся на следующие виды влияния:

• Влияние на нижнем уровне - обычно, это команда проекта.
• Влияние сбоку - это другие менеджеры, средние начальники.
• Влияние снаружи - это те ЗС, которые находятся снаружи проекта.
• Влияние на верхнем уровне - это высшее руководство.

На проекте может формироваться карта заинтересованных сторон с указанием тактик работы с ними.

Цель планирования вовлечения заинтересованных сторон

Главные цели планирования вовлечения ЗС - это определить у кого собирать требования и определить, как вовлекать ЗС и как менять их уровень вовлечения со временем жизни проекта. Например, тех кто изначально сопротивляющийся требуется переводить в статус поддерживающих.

Управление вовлечением заинтересованных сторон

На протяжении проекта требуется отслеживать и актуализировать записи в реестре ЗС. Для этого применяются различные инструменты, такие как:

• Проводить совещания;
• Вести переговоры;
• Управлять конфликтами;
• Формировать базовые правила вместе с командой;
• Предпринимать действия, которые диктует культура и "политическая" осведомленность.

Мониторинг вовлечения заинтересованных сторон

В процессе реализации проекта PM и команда проверяют:

• Вовлекаются ли ЗС так, как планировали?
• Не изменилось ли отношение ЗС к проекту?
• Не пора ли скорректировать план вовлечения ЗС?

В результате анализа планируются активности по актуализации реестра заинтересованных сторон. Анализ реестра должен быть регулярным.

Заключение

Управление заинтересованными сторонами проекта — это группа процессов, которая во многом пересекается с управлением коммуникациями. Но прежде всего она служит как прочный фундамент, который регулирует взаимодействия между участниками проекта и является фундаментом к плодотворному сотрудничеству, который способствует успеху проекта.

❤️ Meow! ❤️